ترجمة: عربي بوست
الإنتاجية تعني إنجازاً أكثر. غالباً ما تكون أدواتك الأساسية متخصصة في مهام معينة. إذا كنت تكتب تقارير ستحتاج إلى معالج نصّي، وإذا كنت تصمم سيارة ستحتاج إلى برنامج تصميم بمساعدة الكمبيوتر.
لكن الأمر الذي تحتاج إليه معظم الوظائف بشكل مشترك، وتخطيط المهام، ووضع جدول زمني، وتسجيل الملاحظات.
يتناول هذا المقال مجموعة من أفضل تطبيقات ويندوز لتحسين الإنتاجية وتنظيم المشروعات وإنجاز المهام، بحسب موقع Life Wire الأمريكي.
يعتبر Outlook حتى الآن أشهر نظام تقويم وبريد إلكتروني في عالم الأعمال. ويجمع توليفة إنتاجية مُجربة ومُختبرة من التقويم، والمهام، والملاحظات، وجهات الاتصال.
وظل من الممكن مزامنة هذا النوع من البيانات مع أجهزة الهواتف للعديد من السنوات، بدءاً من أجهزة Psion Organiser في عام 1984 وصولاً إلى أجهزة بلاكبيري.
خصائص مثل الفئات تتيح لك تحديد وترشيح العناصر بأي طريقة تريدها إلى حد كبير، ما يجعلها أداة قوية لإنجاز المهام. وهناك نظام مشترك يتمثل في السياقات التي تحمل البادئة «@»، مثل «َ@المنزل»، «@العمل».
هذا يعني قدرتك على ترشيح قائمة المهام لترى المهام المرتبطة بوقت معين فقط.
تقدم حزمة جوجل نظام تقويم ومهام أبسط كثيراً من Outlook. يمتاز Google Calendar بسهولة الاستخدام بالرغم من عدم إمكانية استخدام الفئات لتحديد فترات تنفيذ «إنجاز المهام» المناسبة. كما أن النظام السحابي رائع لمشاركة التقويمات المختلفة.
للحفاظ على مزامنة كل البيانات لبرنامج Outlook على جهاز الكمبيوتر والهاتف، سيكون CompanionLink أفضل تطبيق لتلك المهمة.
معظم الحلول الأخرى ستقوم بمزامنة بعض البيانات فقط، بحيث لا تتم مزامنة خصائص مثل الفئات.
بينما يقوم CompanionLink بمزامنة كل شيء في قاعدة بيانات Outlook القياسية، حتى أنه يتيح لك تهيئة خانات مخصصة.
عندما يتعلق الأمر بالعصف الذهني وصياغة خطة، تكون البساطة غالباً أفضل، ولا يمكنك أن تجد ما هو أبسط من Notepad.
هناك عدد قليل من الأدوات التي يمكنها أن تقدم لك طريقة مباشرة لكتابة أفكارك، بدون تشتيت انتباهك بالتنسيق أو خصائص البرنامج.
الميزة الرائعة الأخرى لـ Notepad عن التطبيقات الأخرى هي إعادة تنسيق النص ليلائم النوافذ من أي حجم، ما يتيح لك الاستفادة القصوى من أي مساحة متوفرة على سطح المكتب.
من السهل أن تنسى وجود Notepad على جهازك، بالرغم من وجوده منذ الإصدار الأول لويندوز في 1985، ولكن أحياناً لا يمكنك التغلب على الأصل.
يمكن استخدام Microsoft Excel في العديد من الاستخدامات لتنظيم البيانات وإجراء الحسابات. ويمكن كذلك أن يكون أداة رائعة لتخطيط المشروعات وتحديد الجداول الزمنية.
يمكنك إدراج قائمة المهام بسهولة، إلى جانب الوقت المطلوب لإكمالها. وسيتمكن البرنامج من حساب إجمالي الزمن المطلوب، فضلاً عن أوقات البداية والنهاية المستهدفة.
من السهل قصّ ولصق المهام وضبط الأوقات أثناء تخطيط مشروعك.
تتضمن المشروعات المعقدة أنشطة متعددة تحدث في نفس الوقت، وأنشطة لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل مشروعات أخرى، والحاجة لتخصيص الموارد العديدة.
لهذا النوع من المشروعات، يعتبر Microsoft Project البرنامج القياسي لإدارة المشروعات.
ولكن بالرغم من أنه برنامج قوي جداً، قد يستغرق استخدامه الكثير من الوقت.
تم تصميم Google Keep ليبدو مثل الملاحظات اللاصقة، ولكنه يقوم بأكثر من ذلك، حيث يدعم أيضاً الرسومات، والصور، والنص، والقوائم.
وهو متاح على الإنترنت، لاستخدامات أجهزة الكمبيوتر بشكل أساسي، ويمكن مزامنته مع نظام أندرويد وiOS.
يمكن تعيين التذكيرات حسب الوقت أو الموقع، ولكن يجب أن تكون موقع واحد فقط. ومن المعيب كذلك ألا تتزامن تلك الخاصة مع خرائط جوجل، سيكون من الرائع أن تتمكن من طلب «التذكير عن الوصول لمحطة الوقود».
Sticky Notes خاصية مدمجة في ويندوز 10 تُمكِّن المستخدمين من تسجيل ملاحظات نصية يمكن إعادة تنسيقها لتلائم النوافذ من أي حجم، مثل الملف النصّي في Notepad.
من الممكن استخدام تنسيقات أكثر قليلاً، ولكن أكبر فارق هو تخزين كل شيء في موقع واحد ويمكن مزامنته مع جهاز أندرويد.
يعتبر MindMapping طريقة رائعة للعصف الذهني وتسجيل الملاحظات مُصمم ليُماثل الطريقة التي يعمل بها العقل، ويُقال إنه يحسن من الذاكرة والإبداع. يحقق SimpleMind ذلك عن طريق تمكين المستخدمين من إنشاء خرائط ذهنية على أنظمة ويندوز، وماك، وأندرويد، وiOS.
ويمكن مزامنة الخرائط المُصممة والمنتهية عبر منصات Dropbox أو Google Drive، بحيث يمكنك الوصول إليهم من أي جهاز.
يستخدم نظام لوحات كانبان «Kanban» بطاقات مرئية للحفاظ على المهام التي تحتاج أن تقوم بها أمام عينيك. إلا أن Trello يستبدل البطاقات على اللوحة المادية بلوحات «كانبان» رقمية تُخزّن سحابياً.
وهو رائع للفرق الموزعة التي تحتاج متابعة ما يتم إنجازه، مع البقاء على اطلاع بما تقوم به الفرق الأخرى.